Miksi meidän on niin vaikea antaa ja vastaanottaa palautetta? Palautekulttuuri ei ole koskaan saanut meillä kunnolla jalansijaa, vaikka usein siitä puhutaan ja sen hyödyllisyydestä on paljon kirjoitettu. Pelkäämmekö arvostelua, teilaamista, loukkaamista vai jopa sitä, että itse itsestämme luoma kuva murenee, muuttuu, häviää?
Palauteta yleisesti pelätään, vaikka hyvin muotoiltua palautetta kyllä arvostetaankin. Kun sitä osataan hyödyntää, opitaan uusia taitoja, hiotaan entisiä ja opitaan myös itse antamaan palautetta.
Palautetta annetaan monella tavalla: kirjallisesti, suullisesti, juhlallisesti, arkipäiväisesti, nimimerkin takaa, kehonkielellä tai virallisesti. Jossain yhteisöissä palautekulttuuria halutaan jopa tietoisesti kehittää, saada kaikki osallistumaan ja oppimaan sitä ja siitä.
Taitava palautteen antaja osaa muotoilla viestinsä niin, että vastaanottaja kokee sen miellyttäväksi, kannustavaksi ja rehelliseksi. Mutta missä näitä taitoja voisi oppia? Mikä on oikea tapa kuhunkin erilaiseen tarpeeseen? Onko kaikki aina paketoitava hampurilaismalliin, vai voinko luottaa siihen, että jos tarkoitan hyvää ja rehellisesti ja kohteliaasti kerron mielipiteeni, se riittää?
Tätä taitoa pitää voida kehittää ja harjoitella, sillä emme kaikki ole luonnonlahjakkuuksia. Luotettavassa, ystävällismielisessä ympäristössä on varmasti paras aloittaa. Miten kerron ystävälleni, että en pidä hänen tavastaan puhua oman puheeni päälle?
Jos kritiikin esittäminen on vaikeaa, voin ehkä aloittaa antamalla hänelle hyvää palautetta. ”Hoidit äskeisen tilanteen hienosti.” Kun on saanut kokemusta tästä, mallia voi viedä vaikka omaan tuttuun työympäristöön.
Palautteessa turvallisinta on kohdistaa kommentointi asiaan tai tekemiseen, ei ihmisen persoonaan tai henkilökohtaisiin ominaisuuksiin. Joskus asian edistäminen saattaa vaatia henkilökohtaiselle alueelle menemistä.
Tällöin mieti tarkkaan, miten muotoilet sanomasi. Tutki vaihtoehtoisia tapoja antaa palautteesi ja mahdollisuuksien mukaan ota selvää kohdehenkilön omasta viestintätyylistä. Joku ihminen saattaa toki loukkaantua itseensä kohdistuvasta palautteesta, vaikka olisi tuon tuosta rankasti arvostelemassa toisia.
Jos palautteen antaminen on vaikeaa, voisin lähteä pyytämään itselleni palautetta. Miten voin mielestäsi parantaa tätä tekstiäni? Mitä havaintoja sinä teit, sainko kuulijat ymmärtämään ideani? Mitä esityksessäni kannattaisi vielä hioa? Puhunko esiintyessäni liian hiljaisella äänellä?
Saamaansa palautteeseen kannattaa suhtautua avoimin mielin. Palautteen antaja on näihin asioihin kiinnittänyt huomionsa, minunkin kannattaa siis tarkemmin miettiä näitä.
Omasta osaamisesta puhuminen on usein vaikeaa, mutta joskus se on välttämätöntä. Aktiivinen palautteiden pyytäminen, kuunteleminen ja hyödyntäminen on yksi hyvä keino oppia näkemään omaa osaamistaan ja kehittymistään.
Voisiko hyvän palautekulttuurin harjoittelu olla työyhteisösi ohjelmassa vaikka ensi syksynä?
Seija UtriainenInsinööriliiton urahallinta-asiantuntija
