Oululaisen Haltianin Emphatic Building on älytoimisto, jonka tarkoitus on parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä. Järjestelmä myy korona-aikaan hyvin, ja siinä on kaksi asiaa, jotka ovat nousseet ylitse muiden.
Kun työntekijät haluavat varmistaa turvallisen pääsyn toimistolle, työpisteitä ja neuvottelutiloja varataan etukäteen. Näin tiedetään, ettei toimistolle muodostu ruuhkaa.
– Asiakkaillamme työntekijät haluavat tyypillisesti tehdä vastaisuudessa 2–3 päivää viikossa toimistolla ja loput etänä, sanoo Haltian Empathic Buildingin operatiivinen johtaja Sanna Bitter-Romppanen.
Empaattisen toimiston digitaalisessa kaksosessa näkyy, ketkä kollegoista ovat paikalla. Korona-aikana on tullut yleiseksi tavaksi, että käyttäjät pukevat avatarinsa päälle maskin. Jotkut lisäävät tiedon, että kumpikin koronarokote on jo saatu.
– Se on Hats- eli hattutoiminto. Maskit lähtivät siitä, että entuudestaan jouluisin ja pääsiäisenä avatarin päälle pystyi laittamaan tonttulakin tai noidan hatun.
Maskeista on tullut erisuuntaista palautetta. Sitä ei toki ole pakko käyttää virtuaalisesti.
– Ulkomaisilta asiakkailta olen kuullut enemmän mielipiteitä, ettei tietoa rokotuksista tarvitsisi olla. Joissakin maissa koronatilanne on heikko, ja siellä koetaan, että tiedon näyttäminen olisi painostusta.
Kartta helpottaa liikkumista
Empaattisesta toimistosta on eniten hyötyä isoissa toimistoissa. Esimerkiksi Telialla on isoja toimistoja, joissa työntekijät tarvitsevat sisätilapaikannusta. Työntekijä näkee puhelimestaan tai seinällä olevalta näytöltä vapaat paikat ja kollegat.
Toimiston digitaaliseen kaksoseen voi tehdä myös palvelupyyntöjä. Tilassa havaitusta viasta voi tehdä merkinnän, ja huolto pääsee korjaamaan. Siivooja näkee, millä pisteillä on viimeksi käyty, ja voi desinfioida ne käytön jälkeen.
Myös epämiellyttävistä olosuhteista, kuten kuumuudesta, voi ilmoittaa. Sovelluksesta voi katsoa, missä on raikkain hengitysilma.
Keväällä ohjelmistoon tuotiin kaksi uutta ominaisuutta. Toimisto neuvoo reitin haluttuun paikkaan. Jos toimistossa halutaan rauhoittaa jokin alue, ihmiset voidaan ohjata kiertämään tietty alue. Toinen uusi ominaisuus on varausmahdollisuudet.
– Minulle on tärkeää varmistaa, että kun tulen toimistolle Riihimäeltä Pasilaan autolla, saan pysäköintipaikan, Bitter-Romppainen havainnollistaa.
Virtuaalihuone kokoaa etätyöläiset
Avatarien avulla työntekijät voivat chattailla toisilleen. Mukaan pääsevät myös etätyöläiset, sillä heidät on sovelluksessa liitetty toimistoon virtuaalisena huoneena.
– Kutsumme sitä Emppuhotelliksi. Sinne voi merkitä itsensä etänä, mikä viestii työkavereille, että on valmis epäviralliseenkin sosiaaliseen kanssakäymiseen.
– Aika usein merkkaan itseni Oulun toimiston Emppuhotelliin, vaikka työskentelen etänä Riihimäellä.
Avatarien yhteyteen pystyy kiinnittämään hymiöitä ja lyhyitä viestejä. Perinteisesti niissä on esimerkiksi markkinoitu sisäisesti haettavia työpaikkoja, mutta korona-aikana ne ovat keskittyneet muiden tsemppaamiseen.
Bitter-Romppanen on työskennellyt empaattisen toimiston parissa kolme vuotta. Hän siirtyi Haltianille vuosi, kun Haltian osti älytoimistoliiketoiminnan Tieto-Evryltä.
Työnantaja pääsee mittaamaan
Älytoimisto hyödyttää työnantajaa henkilöstön työhyvinvoinnin ja sitoutumisen kautta. Bitter-Romppanen pitää hyötyjen mittaamista ja vaikutusten euroistamista monimutkaisena.
– Jos ihminen käyttää päivittäin viisi minuuttia neuvotteluhuoneen etsimiseen ja kerrotaan se aika työntekijämäärällä ja työpäivillä vuodessa, saadaan saman kokoluokan työajan menetys kuin mitä saatiin laskennallisesti lisää aikanaan kiky-sopimuksen myötä.
Haltian Empathic Building Oy perustettiin koronavuonna 2020. Sillä on toimisto Triplassa Helsingin Pasilassa. Henkilöstöä on noin 15. Emoyhtiö Haltian perustettiin vuonna 2012, ja sillä on reilut 80 työntekijää. Yhtiö keskittyy iot-ratkaisuihin ja tuotekehitykseen.
Insinööri-lehti kertoi empaattisesta toimistosta kolme vuotta sitten.
Teksti ja kuva: Janne Luotola
Ruutukaappaus: Haltian
