Hymiöt värittävät toimiston

Kartta näyttää työntekijöiden mielentilan ja sen syyn. Kun syihin reagoidaan, työympäristö paranee ja tuottavuus kasvaa.

Seinälle heijastuu virtuaalimalli Tiedon toimistosta Espoon Keilaniemessä. Kehittäjä Tomi Teikko osoittaa työtilojen yllä leijuvia hymiöitä. Toisilla paikoilla leijuu mutrunaamoja, toisilla hymysuita.

– Tällä päästään käsiksi hiljaisiin signaaleihin. Me näemme asioita, joista normaalisti kyräiltäisiin vain kahvipöydässä, Teikko selittää.

Hymiöön liitetään mielentilan syy, johon reagoidaan tarpeen mukaan. Hymiöitä hyödyntävä työkalu on nimeltään Voice, ja se on yksi monista Tiedon lanseeraaman empaattisen toimiston eli käytännössä digitalisoidun monityötilan ominaisuuksista.

Tieto visioi siirtymistä avokonttoreiden aikakaudesta ”aktiivisuuspohjaiseen toimistoon”. Yrityksen organisaatiorakenne ei enää sanele tilojen käyttöä, vaan ihmiset valitsevat paikkansa tilanteen mukaan ja pystyvät työskentelemään tehokkaasti.

Kaveri erottuu kartalta

Empaattinen toimisto helpottaa tilojen käyttöä. Seinänäytöistä tai puhelimesta näkyy, mitkä tilat tai työpisteet ovat vapaana, varattuina tai käytössä. Neuvotteluhuoneeseen voi mennä heti, kun se on vapaana, eikä työpisteitä pysty omimaan tyhjän pantiksi.

Rakennus kerää jatkuvasti tietoa toimiston käytöstä erilaisilla antureilla ja kokoaa dataa eri pisteiden käyttöasteista. Lukujen perusteella voidaan muuttaa tilajakoa, jos tietyntyyppisten tilojen määrä ei vastaa tarvetta.

Työntekijät näkevät virtuaalisesti myös kollegansa. Tiimin jäsenet on helppo erottaa joukosta ja kutsua heti tapaamiseen. Jos työntekijä vaatii rauhaa, hän merkitsee sen virtuaalihahmonsa yhteyteen.

– Jos haluan nakkisuojaan, menen eri kerrokseen kuin esimies, Teikko vitsailee.

Tiedon toimisto on ylibuukattu 1,7-kertaisesti. Talossa on 1 900 työntekijää, mutta sähköpöytiä on vain 1 100. Työpisteitä riittää tarvitseville, koska kaikki eivät puurra samaan aikaan yksinään tai ole edes koko talossa.

Kahvi kutsuu maisemakerrokseen

Tiedon toimistokompleksi on kahdeksan kerrosta korkea ja käsittää useita yhteen liitettyjä rakennuksia. Yritys muutti sisään alun perin Nokialta tyhjäksi jääneeseen, 20 vuotta vanhaan taloon marraskuussa 2016. Viihtyisiä tiloja sisustettiin muun muassa läpikulkutiloihin, kuten ylimmän kerroksen hissiaulaan.

Nyt kahvihuoneesta aukeaa merimaisema kolmeen ilmansuuntaan. Erityyppisiä työntekoon soveltuvia tiloja on enemmän kuin perinteisessä avokonttorissa.

– Meillä on särmillisiä työpisteitä, ryhmäpöytiä, sohvia, neuvotteluhuoneita, älykuutioita, kahvitiloja, joogamindfulnesstila, keskittymisalue ja ulkoterassilla keinuja, Teikko luettelee.

Empaattinen toimisto vaikuttaa näppärältä, mutta yksi haavoittuvuus ilmenee, kun Teikko etsii neuvottelutilaa toimiston esittelyä varten. Tammikuisena torstaiaamuna vapaata tilaa joudutaan hetken odottelemaan.

– Normaalisti täällä ei ole täyttä, mutta datasta näkee kyllä, että torstaisin on kokouspiikki, Teikko myöntää.