Hyvän viestinnän ja hyvien tapojen lainalaisuudet pätevät myös sähköpostin käytössä, vaikka joskus postilaatikoihin sujahtaakin pitkiä viestiketjuja, töksäytyksiä ja huonoa kieltä.
– Normaali järjenkäyttö ja hyvät tavat ovat edelleenkin toimiva ohje sähköpostin käyttöön, työyhteisöasiantuntija, FT Katriina Perkka-Jortikka sanoo.
Sähköpostin lähettäjän on muistettava mitä, kenelle, milloin ja miten viestittää.
Esimerkiksi keskellä yötä lähetetty epäselvä ja pitkä viestiketju tuskin ajaa asiaansa yhtä hyvin kuin virka-aikaan lähetetty ja korrektisti muotoiltu henkilökohtainen viesti.
Ajattelemattomasti kirjoitettu maili saattaa pahoittaa vastaanottajan mielen, vaikka tämä ei olisi tarkoituskaan. Joskus sähköpostissa taas sanotaan asioita yliaggressiivisesti ja käytetään kapiteeleja ja huutomerkkejä huolimattomasti.
– Sen, mitä kirjoittaa sähköpostiin pitäisi myös pystyä sanomaan kasvotusten.
On parempi ilmaista asiat selkeästi kuin värittää niitä vaikeampiselkoisiksi.
Sähköpostissa voi mennä suoraan asiaan; on parempi esittää toimia tai vastaamista edellyttävät asiat heti alussa.
FYI, mikä rimpsu
Sähköpostiin ei tarvitse odottaa heti vastausta eikä välittömiä toimia viestin seurauksena, jos siitä ei ole tullut tapa ja muuta ei ole sovittu.
– Vanha yhdeksästä yhdeksään sääntö ihmisten tavoittelemisessa on minusta edelleenkin hyvä, jos sähköpostia lähetetään samalle aikavyöhykkeelle, Perkka-Jortikka sanoo.
Laajalle vastaanottajajoukolle lähetetyt viestiketjut eivät välttämättä ole kovinkaan informatiivisia.
– Tuntuu, että joskus pitkillä sähköpostirimpsuilla on tarkoitus sekoittaa toista osapuolta, Perkka-Jortikka sanoo.
Myös tietoturva-asiat on hyvä ottaa huomioon. Esimerkiksi liitteiden avaamisen suhteen ollaan monissa organisaatioissa tiukkoja eikä saamiaan viestejä tule lähettää eteenpäin harkitsematta.
Sähköposteissa yleisesti käytetty FYI-lyhenne tarkoittaa For Your Information, eli tiedoksi.
Posti on vähentynyt
Sähköposti on saanut tehdä viime vuosina tilaa uudemmille ja tarkoituksenmukaisemmille viestintätavoille. Kansainvälisessä suomalaisyrityksessä tietohallinnon asiantuntijana toimiva insinööri on huomannut työsähköpostin vähentyneen selkeästi.
– Toisaalta aggressiivinen markkinointi sähköpostin kautta on lisääntynyt. Markkinointiviesteistä jopa 90 prosenttia menee lukematta roskiin, insinööri kertoo.
Fyysisesti eri puolilla maailmaa olevat tiimit keskustelevat muun muassa chatissä ja skypellä.Tosin tärkeimmät ja kiireisimmät asiat on yhä helpointa selvittää puhumalla.
– Jos asia pitää selittää oikein juurta jaksain, silloin on parempi soittaa.
Sähköpostista on tullut ict-alalla yhä enemmän muodollisten viestien, kuten tarjousten ja tarjouspyyntöjen kanava. Rahasta puhuttaessa ei mielellään tehdä pilkkuvirheitä.
– Etenkin kansainvälisissä yhteyksissä sähköpostien sisältö punnitaan erittäin tarkasti, insinööri kertoo.
Kulttuuriset erot on syytä ottaa huomioon sähköposteissa.
– Esimerkiksi Välimeren maissa saatetaan suhtautua konservatiivisen penseästi sosiaaliseen mediaan ja jopa sähköposteihinkin, Perkka-Jortikka sanoo.
Jos käyttää toisen osapuolen kieltä, kulttuurisidonnaiset muodollisuudet on otettava entistä tarkemmin huomioon.
Teksti: Sami Korkala