Vuosien ajan minulla oli tapana jäädä lomalle tiimimme ensimmäisenä työntekijänä. Vastaavasti palasin töihin muita aikaisemmin heinäkuussa.
Töihin palaaminen keskellä kauneinta kesää ei välttämättä kuulostanut kovinkaan houkuttelevalta idealta, mutta yllätyksekseni huomasin nauttivani heinäkuisista toimistoviikoista. Käytävillä ei tullut vastaan kuin satunnaisia työkavereita, sähköposti oli hiljainen, puhelin soi pari kertaa viikossa.
Kun työpäivistä puuttuivat lähes täysin keskeytykset, kerrankin oli aikaa keskittyä tekemään rauhassa kaikkea sitä, mikä kiireellisimpinä kuukausina tuntui todella työläältä.
Kuluneen talven aikana olen kiertänyt ympäri Suomea ajanhallintakoulutusten merkeissä. Huomasin, että en ole tunteeni kanssa yksin. Kun kävimme läpi ajanhallinnan haasteita, käytännössä jokaisessa koulutuksessa eniten mainintoja saivat keskeytykset.
Toiveet kohdistuivat keskeytysten aiheuttaman haitan vähentämiseen. Työskentely heinäkuun hiljaisessa toimistossa on toki yksi ratkaisu, mutta se ei ole skaalattavissa jokaisella toimivaksi ratkaisuksi. Jotenkin sitä keskittymisrauhaa kuitenkin pitäisi saada.
Keskeytyksien aiheuttamien häiriöiden hallintaan kannattaa tarttua koko työyhteisön voimin. Tällöin luodaan kaikkien kannalta kestäviä ratkaisuja ja varmistetaan, että jokaisella on aikaa syventyä työhönsä ja tehdä töitä aivoystävällisesti.
Yhtä oikotietä onneen ei löydy, mutta tiimitasolla on helppo tunnistaa oman työyhteisön suurimmat aikavarkaat. Kun se on tehty, voidaan miettiä, millä järjestelyillä jokainen vuorollaan saa syventyä rauhassa työtehtäviinsä ilman pelkoa työn keskeytymisestä.
Samaisessa koulutuksessa keräsimme jo hyväksi havaittuja vinkkejä keskeytysten torjuntaan. Useissa tiimeissä etäpäiväkierrolla oli saatu rauhoitettua hyvin aikaa keskittymiselle. Avokonttorien rinnalle rakennetut hiljaisen työskentelyn tilat olivat myös suosittuja. Myös kuulokkeiden ja muiden älä häiritse -signaalien käyttäminen avokonttoreissa oli havaittu hyväksi.
Osa tiimeistä oli siirtynyt käyttämään kyselytuntia. Sen aikana he vastasivat muiden tiimien kysymyksiin päivittäin. Yksi kertoi opettaneensa työkaverinsa kirjoittamaan avunpyynnöt post-it-lapuille.
Käytäntöjä on lopulta varmasti yhtä monta kuin työnteon yhteisöjäkin. Tärkeintä on kuitenkin se, että lähdetään yhdessä ratkaisemaan keskeytysten aiheuttamia häiriöitä. Tavoitteena on luoda kaikille mahdollisimman hyvät edellytykset syventyä työhönsä.
Tärkeää on myös muistaa se, että mikään määrä hyviä käytäntöjä tiimitasolla ei riitä, jos olemme itse itsemme pahimpia aikavarkaita. Pahimmillaan jokainen sähköposti- tai some-ilmoitus harhauttaa meidät pois siitä, mitä olemme tekemästä. Erilaisten sovellusten ja laitteiden hälytykset ja muistutukset aiheuttavat helposti vain lisää stressiä, joka häiritsee kykyämme keskittyä. Joten pysähdy miettimään, miten voit auttaa itse itseäsi keskittymään olennaiseen.
Anu Kaasalainen Insinööriliiton uravalmentaja