Tietoalan asiantuntija sai muutama vuosi sitten puhelinsoiton. Häntä haluttiin haastatella tehtävään, jossa hänen olisi pitänyt kehittää palkanlaskentajärjestelmää.

– Työhaastattelussa oli sen verran kosiskeleva sävy, että se oikeastaan työnsi vähän luotaan.

Asiantuntija kävi läpi kolme haastattelukierrosta, ja hänelle tarjottiin paikkaa. Hän kuitenkin jätti paikan ottamatta.

– Tuli sellainen tuntuma, että jos tähän lähtee, pää putoaa vadille.

Hakijaa epäilyttivät muun muassa työhaastattelussa esitetyt yksityiskohtaiset kysymykset, miten työntekijä reagoisi tietynlaisiin tilanteisiin ja miten omalla työpaikalla on ratkaistu vastaavat tilanteet.

Muutama kuukausi myöhemmin asiantuntija sai lukea lehdistä, kuinka pahoihin vaikeuksiin rekrytoijan tietojärjestelmätoimitus oli ajautunut.

Haastatellun asiantuntijan nimeä ei julkaista tässä yhteydessä, jotta henkilö voi halutessaan vaihtaa työpaikkaansa. Järjestelmän nimeä ei myöskään mainita, koska se korostaisi turhaan yhtä toimijaa.

Virheistä on vaikea päästä irti

Uutisista muistuvat takavuosilta mieleen Apotti, Sarastia ja VR:n lippujärjestelmäuudistus. Nämä tapaukset mainitaan nimeltä kesän lopussa julkaistussa, monitieteisessä Tarinoita ihmisen ja tietojärjestelmän kohtaamisesta -kirjassa.

Tietokirjassa tutkijat muistuttavat, että tunnetut esimerkit eivät anna kokonaiskuvaa tietojärjestelmähankkeista. Toki monessa hankkeessa ilmaantuu teknisiä ongelmia, aikataulu viivästyy ja kustannukset paisuvat. Sitten ovat ne hankkeet, jotka onnistuvat, eikä niistä kerrota uutisissa.

Hankkeet runnotaan läpi, vaikka ohjelmistot ovat puolivalmiita. Kun järjestelmän kehitys on kestänyt kauan ja maksanut paljon, kynnys vaihtamiseen kasvaa. Esimerkiksi syyskuussa julkaistu raportti suositti Apotin jatkamista uuden järjestelmän hankkimisen sijaan.

Liian kiirellä edetään tuotantoon

Tyypillistä on siirtää kevyesti testattu järjestelmä nopeasti tuotantoon ja kehittää ohjelmistoa esiin tulevia ongelmia korjaamalla.

– Jos tilaaja ei määrittele ohjelmistoa koskevia tarpeitaan riittävän selvästi, toimittaja suunnittelee järjestelmän omista lähtökohdistaan ja käyttää mahdollisesti jo olemassa olevaa pohjaansa. Käytännössä missä tahansa tapauksessa, jossa dataa kerätään useasta eri taulusta, ohjelmisto pitäisi räätälöidä tilaajan omiin tarpeisiin.

Julkisuuteen nousevat ongelmat kannattaa suhteuttaa tietojärjestelmähankkeiden kokonaismäärään. Siitä saa jonkinlaisen käsityksen julkisten tarjouspyyntöjen järjestelmästä Hilmasta, jossa oli pari vuotta sitten karkeasti noin 200 ohjelmistoja ja tietojärjestelmiä koskevaa tarjouspyyntöä.

Tuotannossa järjestelmiä on ainakin tuhansia, kuten Kanta, Tulorekisteri tai Verohallinnon järjestelmät.

Syyllinen etsitään aina

Tavallisessa tietojärjestelmähankkeessa on kolme osapuolta: tilaaja, toimittaja ja välissä toimiva konsulttiyhtiö. Jos hanke ei etene suunnitellusti, tilaajaa syytetään usein osaamattomuudesta tilauksen määrittelyssä, toimittajaa puolestaan siitä, ettei se pysty toimittamaan lupaamaansa. Konsultti saa osansa kummistakin syytöksistä.

Lehden haastattelema asiantuntija toimii nykyään konsulttina muun muassa tietojärjestelmähankkeissa. Hän pitää sivusta seuraamansa hankkeen epäonnistumisen syynä vähäistä varautumista testaamiseen.

– Testaaminen kuuluu kummankin vastuulle. Totta kai toimittaja vastaa siitä, että järjestelmä toimii niin kuin on määritelty, mutta tilaajan pitää testata, että toiminta vastaa sitä, mitä on ajateltu.

Osapuolina hankinnoissa ovat myös järjestelmän käyttäjät ja asiakkaat, jotka lopulta maksavat koko lystin. Julkisissa hankkeissa veronmaksaja saattaa pahimmillaan kokea, että hänen maksamansa verot valuvat Kankkulan kaivoon.

Tutkijat muistuttavat, että hankkeiden epäonnistuminen on jossakin määrin subjektiivista. Hinnan ja aikataulun ylitykset ovat selviä asioita, mutta järjestelmän toiminnan kohdalla vaaditaan tarkempaa määrittelyä.

Hankkeissa on tärkeä huomioida järjestelmän käyttäjien, työntekijöiden, näkökulma. Myös henkilökunnan kouluttaminen on tärkeää, koska jopa esihenkilöt saattavat luistaa uuden järjestelmän käytöstä, jos se osoittautuu hankalaksi.

Järjestelmän lisäksi käyttäjien on toimittava oikein.