Erilaiset työympäristöt herättävät voimakkaita tunteita. Osa ei halua luopua henkilökohtaisista työhuoneistaan, osa ei suostu palaamaan pitkien käytävien varrella oleviin pieniin koppeihin, jos on kerran päässyt työskentelemään avonaisiin tiloihin.

Vantaan Energian pääkonttorissa siirryttiin parisen vuotta sitten monitoimitiloihin. Vuosikymmeniä vanha alkuperäinen toimitila tuli tiensä päähän ja se purettiin niin, että vain runko jäi jäljelle. Niihin rakennettiin uudenaikainen monitilaympäristö.

– Muutos oli valtava ja työtavat muuttuivat huimasti, kertoo ympäristöpäällikkö, ylempien toimihenkilöiden luottamusmies Hannu Laine.

Hän tekee tiimityötä. Aiemmin kollegoilla oli viereiset huoneet, mutta yhteistilassa tieto kulkee huomattavasti paremmin.

– Jos tarvitsee jotain tietoa, huikkaan vaan selän taakse tai sermin yli.

Omalle työskentelylle sopivat tilat

Verkkopalvelupäällikkö Johanna Piispan mie- lestä tiloissa parasta on monipuolisuus: voi valita itselleen parhaimmin sopivan työskentelyalueen. Hänen työnsä sisältää paljon palavereja, suunnilleen puolet hänen viikoittaisesta työajastaan.

– Ihan turhaan veisin koko päiväksi yhden huoneen. Kannan tavaroitani mukana, palaverin jälkeen katson, paljonko on aikaa ennen seuraavaa ja istahdan johonkin.

Piispalle luontevin työpiste on yleistyöskentelytila. Hän arvioi, että 60 prosenttia palaverien ulkopuolella hän työskentelee perustilassa. Viidennes menee hiljaisessa tilassa ja toinen viidennes pulinapäädyssä.

– Jos työ vaatii keskittymistä, menen hiljaiseen tilaan. Siellä ei sanota edes hyvää huomenta. Jos on paljon puhumista vaativia töitä, menen pulinapäätyyn.

Toimistolla on myös yhden ja kahden hengen tiloja sekä puhelinkoppeja. Neuvotteluhuoneitakin on lukuisia; ne ovat erittäin varattuja.

Piispa arvostaa sitä, että kaikki työpisteet ovat samanlaisia. Jokaisella työpöydällä on esimerkiksi kaksi näyttöä. Toimistolla on myös mahdollisuus käyttää vetäytymiskoppeja. Ne sopivat Piispan mielestä erityisesti skype-palavereihin.

Kotona ei yhtä hyvää ergonomiaa

Maanantai on Vantaan Energian pääkonttorissa ruuhkaisin päivä; silloin tehdään vähiten etätöitä. Laine itse ei tee juurikaan etätöitä, sillä hän arvostaa työpaikan vakioituja työskentelytiloja sekä säätöpöytiä ja hyviä tuoleja.

– Ergonomia parantui uuden toimiston myötä. Mukavuus ja työtehokkuus ovat parempia työpaikalla kuin kotona, Laine kertoo.

Kun Vantaalla alettiin suunnitella uusia tiloja, noin kymmenen hengen projektiryhmä kävi katsomassa useita erilaisia monitoimitiloja. Laine oli mukana luottamusmiesroolissa. Ulkopuolinen suunnittelija veti projektia, joka eteni vaiheittain.

Henkilöstölle tehtiin kyselyjä toiveista, ja asiasta erityisesti kiinnostuneet pääsivät mukaan suunnitteluun ja saivat vastuuta projektissa.

– Kaikkien mielipiteitä ei voi koskaan sovittaa yhteen. Olen itse kokonaisuuteen erittäin tyytyväinen, Laine huomauttaa.

Luottamusmiehen mukaan henkilöstössä on muutamia, jotka eivät pidä tiloista. Kun suunnitelmista kerrottiin, vastustajia oli paljon, mutta vähitellen valtaosa on sopeutunut. Monitoimitiloista on tullut osa normaalia työpäivää.

– Osa haluaa kuitenkin aina sanoa vastaan, Laine arvelee.

Oma osansa oli etiketilläkin, jota jouduttiin alkuun opettelemaan. Ajan mittaan se on muotoutunut ja on kaikkien hyväksymää. Laineen mukaan kyse on ennen kaikkea toisten huomioimisesta.

– Hankaluutta aiheuttivat esimerkiksi puheäänen lujuus, puhelimen äänen voimakkuus ja pöydän kulmalle unohtuneet puhelimet, jotka jäivät soimaan, kun omistaja pistäytyi jossain.

Keskittyminen sujuu ilman hiljaisuutta

Laine työskentelee itse mieluiten yleismonitoimitilassa, jossa hän kykenee keskittymään hyvin ilman kuulokkeitakin, joita osa käyttää. Luottamusmiesasioissa Laine käyttää kahden hengen tiloja tai varaa neuvottelu- huoneen.

– Lyhyen puhelun voi hoitaa avotilassakin, mutta muille puheluille on varattu pieniä tiloja tai puhelinkoppeja, luottamusmies kuvailee työskentelytapojaan.

Hänen mielestään uudet tilat ovat tuoneet mukanaan rennompaa ilmapiiriä Vantaan Energiaan.

– Kun ennen kukin oli omassa kopissaan, ilmapiiri oli jäykempi.

Myöskään johdolle ei ole varattu omia huoneita, vaan he työskentelevät muiden joukossa monitoimitiloissa.

Kohti paperitonta toimistoa

Kun muutto väistötiloihin lähestyi, henkilöstölle annettiin ohjeeksi vähentää tavaraa ja papereita niin, että omat säilytettävät tavarat mahtuvat yhteen muuttolaatikkoon. Osa pääsi tavoitteeseen, mutta eivät kaikki.

– Koko projektin vaikein homma oli luopua lähes kaikista kansioista ja muista turhista papereista, Hannu Laine sanoo.

Hän on työskennellyt 30 vuotta samassa organisaatiossa, joten tavaraa on kertynyt. Iso osa mapeista hävitettiin, ja osa vietiin arkistoon.

Jonkun verran oli pakko säästää luottamustehtävän ja työn luonteen vuoksi. Säilytetyissä kansioissa on esimerkiksi luottamusmiestehtävään liittyviä papereita ja vanhoja, ennen digitaaliaikaa myönnettyjä ympäristölupia.