Etätyön tekeminen työsuhteessa perustuu aina vapaaehtoisuuteen. Työntekijä ja työnantaja voivat sopia etätyön tekemisestä joko työsopimusta tehtäessä tai työsuhteen aikana.

Työntekijällä ei siis ole oikeutta vaatia pääsyä etätyöhön eikä työnantaja voi pakottaa työntekijää etätyön tekemiseen, ellei etätyön tekemisestä ole sovittu jo ennestään.

Työntekijän ja työnantajan kannattaa aina tehdä kirjallinen sopimus etätyön tekemisestä ja siihen liittyvistä ehdoista. Etätyösopimuksen pitää sisältää kaikki pelisäännöt koskien etätyön tekemistä puolin ja toisin. Sopimus saa mielellään olla mahdollisemman kattava niin, ettei myöhemmin tule erimielisyyksiä siitä, mitä on sovittu ja miten pitää toimia.

Aikataulusta on sovittava

Etätyösopimuksessa kannattaa sopia, milloin etätyöt alkavat ja myös mahdollisuudesta päättää etätyöjärjestely. Etätyösopimus voidaan tehdä määräaikaiseksi, jolloin se päättyy määräajan päätyttyä. Sopimus voi olla toistaiseksi voimassa oleva, mutta sisältää ehdon sopimuksen päättämisestä käyttäen ennalta sovittua ilmoitusaikaa.

Päättämismenettely koskee vain etätyösopimusta, eikä sen päättäminen päätä työsuhdetta. Etätyösopimuksen päättyminen tai irtisanominen tarkoittaa palaamista tekemään töitä työnantajan tiloihin aikaisempien ehtojen mukaisesti.

Työntekijä voi tehdä etätöitä kokoaikaisesti, osittain tai vaihdellen. Etätyösopimuksessa kannattaa mainita, kuinka usein työntekijä saa olla etänä ja miten siitä sovitaan. Sopimuksessa on hyvä määritellä etätyön suorittamispaikka, eli saako työntekijä valita vapaasti, missä etätyö tehdään vai onko se tehtävä esimerkiksi työntekijän kotona.

Kaikki työtehtävät eivät välttämättä sovellu etänä tehtäväksi, ja tarvittaessa kannattaa sopia, mitä työtehtäviä voi tehdä etänä.

Työaikalaki määrittää

Työlainsäädäntöä ja työehtosopimusta on noudatettava etänä tehtyyn työhön. Työaikalain uudistamisen myötä etätyö on nyt työaikalain soveltamispiirissä, eli etätyön tekeminen ei itsessään enää ole syy olla soveltamatta työaikalakia. Tämä tarkoittaa, että työaikaa on seurattava myös etätyössä.

Suositeltavaa on järjestää työajanseuranta samanlailla riippumatta siitä, tehdäänkö työ etänä vai ei. Etätyösopimuksessa pitää mainita, miten työajanseuranta järjestetään. Työntekijän on noudatettava samaa työaikaa etätyössä kuin normaalistikin, ellei etätyösopimuksessa muuta sovita.

Etätyösopimuksessa on suositeltavaa sopia, miten työntekijä pitää olla työnantajan ja mahdollisten asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden tavoitettavissa. Raportointijärjestelmästä on myös syytä sopia etätyösopimuksessa. Jotta voi välttää etätyöntekijän eristäytymisen muusta työyhteisöstä, on suositeltavaa sopia mahdollisuudesta säännöllisesti tavata työtovereitaan ja pääsystä yrityksen tiedottamisen piiriin. Yleensä matkoja kodin ja työpaikan välillä ei kuitenkaan korvata.

Työvälineistä on sovittava

Yleensä työnantaja hankkii tarvittavat laitteet, välineet ja ohjelmat sekä vastaa niiden asennuksesta, huollosta ja teknisestä tuesta. Näistä kannattaa sopia erikseen etätyösopimuksessa.

Työntekijän ja työnantajan on hyvä myös sopia, miten työnantaja osallistuu tietoliikennekustannuksin. Työnantaja vastaa yleensä tietoturvallisuudesta ja siihen liittyvistä kustannuksista. Työntekijän on noudatettava työnantajan tietoturvallisuusohjeita etätyössä: Etätyösopimuksessa kannattaa esimerkiksi sopia, mihin työtietokonetta saa ja ei saa käyttää.

Vakuutukset pitää olla kunnossa

Etätyössä tapahtuvat työtapaturmat ovat lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piirissä. Etätyössä voi olla vaikea erottaa työ ja vapaa-aika toisistaan. Sen tähden on suositeltavaa hankkia vapaa-ajan tapaturmavakuutus.

Työnantajalla on vastuu etätyöntekijän työterveydestä ja -turvallisuudesta, vaikka jotkut turvallisuuslain säännöksistä pätevät vain rajoitetusti etätöissä.

Etätyöhön siirtyessä kannattakin pohtia, mitkä ovat sen vaarat ja haitat työterveydelle ja -turvallisuudelle sekä miten niitä voidaan vähentää tai poistaa.

Monissa työehtosopimuksissa on etätyöohjeet. Jossain on myös mallisopimus etätyösopimukselle.