Kokousten kasvava määrä ja vaihteleva laatu herättävät yhä enemmän keskustelua ja huolta. Parhaimmillaan kokouksissa viedään asioita tehokkaasti eteenpäin ja ne mahdollistavat yhteisen tavoitteellisen toiminnan ja ongelmien ratkaisemisen.

Pahimmillaan kokoukset taas turhauttavat, vievät aikaa muulta työskentelyltä ja tuntuvat ajan haaskaukselta. Kokouksia ei ole tarpeeksi tai niitä on liikaa, jotta asiat etenisivät sujuvasti.

Tampereen yliopiston Palaverismista tuottaviin kokouksiin -tutkimushankkeessa selvitettiin asiantuntijatyötä tekevien näkemyksiä siitä, mitkä asiat tekevät kokouksista toimivia ja tehokkaita. Tutkimuskyselyyn osallistui myös Insinööriliiton jäseniä.

Tilat sopivat keskusteluun

Insinöörit kertoivat, että heidän omissa kokouksissaan oli yleensä riittävän rauhalliset kokoustilat laadukkaiden keskustelujen käymiseksi. Myös kokoustekniikka oli useimmiten kunnossa ja vastaajat katsoivat, että osallistujilla oli riittävät taidot teknologian käyttämiseksi.

Kokouksia häiritsivät jonkin verran osallistujien ilmoittamattomat poissaolot, myöhästymiset sekä kokouksen aikana käydyt varsinaiseen aiheeseen liittymättömät keskustelut.

Multitaskaus eli muiden töiden tai henkilökohtaisten asioiden hoito kokouksen aikana koettiin häiritseväksi etenkin etäkokouksissa.

Kyselyn tulosten mukaan insinöörit olivat tyytyväisimpiä kokouksiin silloin, kun kokoukset olivat hyvin vedettyjä. Vastaajille oli tärkeää, että kokouksen vetäjä huomioi kaikki osallistujat, otti heidät mukaan keskusteluun ja vei kokouksen sujuvasti läpi.

Tyytyväisyyttä kokouksiin lisäsivät myös osallistujien huolellinen valmistautuminen etukäteen sekä kokouksen selkeä roolijako. Kokouksissa toivotaan olevan paikalla käsiteltävien asioiden kannalta olennaiset henkilöt ja kaikkien osallistujien pitää tietää, mitä heiltä kokouksessa odotetaan.

Tärkeänä pidettiin myös sitä, että kokouksen jälkeiset tehtävät ja vastuut on jaettu selkeästi. Sovitut asiat hoidetaan ja niiden toteutumista seurataan.

Etäily on lisännyt palavereja

Etätöiden yleistyminen on lisännyt työelämän kokousten määrää entisestään. Kokouksia on aiempaa helpompaa järjestää, kun osallistujien ei tarvitse matkustaa paikan päälle.

Etä- ja hybridikokoukset mahdollistavat joustavan osallistumisen, ja tutkimuksen vastaajat kokivat ne usein lähikokouksia tehokkaammiksi. Vuorovaikutuksen laatu jätti kuitenkin yleisesti etä- ja hybridikokouksissa toivomisen varaa.

Erityisesti osallistujien tasapuolinen osallistaminen keskusteluihin on osoittautunut etäkokouksissa haastavaksi.

Tutkijoiden mukaan vuorovaikutusta voidaan jonkin verran parantaa käyttämällä kameroita etäkokouksen ajan.

Etäkokoukset vaativat silti vetäjältään enemmän osaamista ja parempia fasilitointitaitoja lähikokouksiin verrattuna.

Tehokas ajankäyttö arvostettua

Työterveyslaitoksen mukaan kokoukset voivat merkittävästi lisätä psyykkistä kuormitusta. Näin voi käydä etenkin silloin, kun kokoukset ovat pitkiä, toistuvia tai huonosti organisoituja.

Asiantuntija- ja esihenkilötehtävissä kokoukset vievät tuntuvan osuuden työajasta. Kokouksiin liittyvät vaatimukset jatkuvasta tarkkaavaisuudesta, päätöksenteosta ja vuorovaikutuksesta voivat johtaa jopa uupumusoireisiin.

Palaverismi-tutkimuksen aineistosta nousi esiin useita työuupumukseen käänteisesti yhteydessä olevia tekijöitä. Kokouksissa koettu osallistujien avoimuus ja aktiivisuus olivat vahvimmin yhteydessä vähäiseen työuupumukseen, kun tarkasteltiin koko vastaajajoukkoa.

Insinöörivastaajien kohdalla vähäisiin uupumusoireisiin olivat sen sijaan vahvimmin yhteydessä kokousten aikataulussa pysyminen ja ajankäytön tehokkuus. Myös kokousten vetäminen, työnjako ja osallistujien hyvä valmistautuminen korreloivat insinöörien kokeman vähäisen työuupumuksen kanssa.

Hyvin johdettu kokous miellyttää

Kokousten aiheuttamaa kuormitusta on hyvä vähentää kehittämällä organisaation kokouskulttuuria. Kokouskäytännöistä pitää kerätä palautetta ja sitä on arvioitava yhteistyössä henkilöstön kanssa.

Kokouskuormitusta voidaan keventää järjestämällä kokouksia vain silloin, kun ne ovat tarpeen ja kutsumalla mukaan vain ne henkilöt, joiden läsnäolo kokouksessa on välttämätöntä.

Monilla työpaikoilla jokin viikonpäivistä on kokonaan rauhoitettu kokousvapaaksi päiväksi. Hyvin johdetut kokoukset tukevat työn sujuvuutta, lisäävät työtyytyväisyyttä ja vahvistavat organisaation yhteisöllisyyttä.

Tutkijat esittävätkin kokouskäytäntöjen arvioinnin ja tehokkuuden mittaamisen liittämistä osaksi työpaikan säännöllisiä hyvinvointikyselyjä.