Työaikalain mukaan työnantajalla on velvollisuus pitää kirjaa kaikista työntekijän tekemistä tunneista. Työaikakirjanpidon avulla työnantaja valvoo työaikaa ja huolehtii, ettei laissa säädetty enimmäistyöajan raja ylity.

Jos työntekijän kanssa on tehty erillinen sopimus joustotyöstä, voidaan sopia, että työntekijä pitää itse työtunneistaan kirjaa. Tällöinkin työaikakirjanpito pitää toimittaa palkanmaksukausittain työnantajalle.

Vaikka ylityöt olisi sovittu korvattavaksi erillisenä kuukausikorvauksena, pitää ylityötunnit silti kirjata työaikakirjanpitoon. Työneuvosto on erikseen korostanut eräässä lausunnossaan, että kaikki tehdyt työtunnit pitää kirjanpitoon merkitä.

Työajanseurantajärjestelmä käyttöön

Työajan seurantaan on monenlaisia järjestelmiä ja applikaatioita, joiden avulla työaikaleimaukset on helppo tehdä. Jos työpaikalla on työajan seurantaan järjestelmä, sitä pitää käyttää. Tunteja ei tällöin kirjata omiin muistiinpanoihin, vaan ne syötetään järjestelmään annettujen ohjeiden mukaisesti.

Kaikissa työpaikoissa – varsinkaan pienissä – ei ole erillistä työajanseurantajärjestelmää. On saatettu sopia, että työntekijä kirjaa työtuntinsa excel-taulukkoon tai lomakkeelle. Tällöin kirjanpito lähetetään yleensä viikoittain tai kuukausittain työnantajalle hyväksyttäväksi.

Jos työaikaseurantaa on ohjeistettu pitämään omassa taulukossa tai kalenterissa, on ehdottoman tärkeää lähettää kirjanpito työnantajalle säännöllisesti. Yleensä vähintään palkanmaksukausittain.

Työntekijälläkin on siis vastuu käyttää työajanseurantajärjestelmää ohjeiden mukaan tai lähettää oma kirjanpitonsa hyväksyttäväksi esihenkilölle. Jos näin ei tee, voi menettää merkittävän määrän työaikakorvauksia.

Oman taulukon ongelmat

Insinööriliiton työsuhdeneuvontaan tulee ajoittain tapauksia, joissa työntekijä on pitänyt vuosikausia kirjaa työtunneistaan omaan taulukkoon, eikä ole kirjannut tunteja työnantajan järjestelmään, eikä ole lähettänyt kirjanpitoa esihenkilön hyväksyttäväksi.

Usein kyse on isosta määrästä liukumatunteja tai ylitöitä, joista osa on saattanut vanhentua. Työaikalain mukainen vanhentumisaika on lyhyt eli kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen on syntynyt.

Omaan taulukkoon kirjattuja tunteja voi olla vaikea vaatia, jos tunteja ei ole työnantajalle hyväksyttäväksi toimitettu. Työnantaja voi sanoa, että työntekijän olisi pitänyt käyttää työnantajan järjestelmää tai hyväksyttää tunnit työnantajalla.

Tuomioistuin oli eräässä tapauksessa sitä mieltä, ettei työnantajalta voi vaatia korvausta tällaisista tunneista. Työnantaja väitti, ettei sillä ollut tietoa työntekijän tekemistä tunneista, koska niitä ei ollut syötetty ohjeiden mukaan työaikajärjestelmään.

Lisäksi työnantaja väitti, ettei ylimääräisten työtuntien tekemistä oltu työntekijältä edellytetty. Tuomioistuin hyväksyi työnantajan väitteet.

Työaikakirjanpidon laiminlyönti

Työaikojen ja matkustamisen aiheuttamaa työkuormitusta pitää työturvallisuuslain mukaan seurata.

Työaikakirjanpito on työnantajalle tärkeä työaikasuojelun väline. Tästä syystä työaikakirjanpidon laiminlyönnistä, väärentämisestä tai muuttamisesta työntekijän vahingoksi on säädetty rikosoikeudellinen seuraamus.

Korkein oikeus katsoi ratkaisussaan, että työaikakirjanpito oli laiminlyöty työntekijöiden vahingoksi ja työnantaja oli syyllistynyt työaikalakirikkomukseen. Kyseisessä tapauksessa työntekijöillä oli myös teetetty huomattavasti lain rajat ylittävä määrä ylitöitä.

Työnantajan edustajat tuomittiin työsuojelurikoksesta sekä työaikasuojelurikoksesta.

Työsuojeluviranomainen valvoo

Jos työpaikalla on ongelmia työaika-asioissa tai työaikakirjanpidossa, voi olla yhteydessä työsuojeluvaltuutettuun tai luottamushenkilöön. Yhdessä henkilöstön edustajan kanssa voi selvittää, mitä asialle olisi tehtävissä.

Liiton työsuhdeneuvonta auttaa myös, jos henkilöstön edustajaa ei ole tai asiaa ei henkilöstön edustajan avullakaan saada kuntoon.

Työaika-asioita valvoo aluehallintoviraston työsuojeluviranomaiset. Aluehallintoviraston työsuojelutarkastajat tekevät työpaikoille joko ilmoitusten perusteella, tai oma-aloitteisesti tarkastuksia. Tavoitteena on selvittää, ovatko esimerkiksi työaika-asiakirjat kunnossa.

Jos työaikakirjanpito puuttuu kokonaan tai viranomainen huomaa merkittäviä puutteita työaikakirjanpidossa, voi viranomainen tehdä rikosilmoituksen.

■ ilry.fi/